Cette période de crise sanitaire doit nous permettre de penser le présent mais aussi l’avenir. Vous devez en tant qu’entreprise vous préparer au changement pour qu’une fois que celui-ci arrive vous soyez peu ou aucunement pénalisé. Le but et de prévoir les éventuelles défaillances qui pourraient advenir. Nous vous conseillons de changer vos habitudes et celles de vos employés bien en amont d’une crise. Privilégiez par exemple le stockage de vos données et fichiers dans le cloud avec des sauvegardes et des accès où que vous soyez. Cela permet d’assurer la continuité des activités même en cas de complications. Le but et de faire gagner en souplesse votre entreprise afin qu’elle n’ai aucune difficulté à pallier de potentiels problèmes.
En tant qu’agence de communication globale, nous vous partageons les meilleures pratiques afin de vous aider dans votre organisation et gestion de crise.
Communication et collaboration
De nos jours, réussir dans la jungle de l’e-commerce n’est pas une mince affaire. En effet, vous devrez faire face à des concurrents toujours plus nombreux et maîtriser une technologie de pointe en perpétuelle évolution. La majorité des entreprises et organisations ont déjà recours à une solution digitale de communication au travail pour échanger entre employés ou départements. Compléter cette solution avec un ensemble exhaustif de technologies permettant d’assurer un travail à distance à 100 % ne devrait pas être très compliqué ces dernières.
Néanmoins, certaines entreprises n’ont pas encore franchi le pas du travail collaboratif à l’aide d’outil digitaux. Ces entreprises peuvent alors rapidement se sentir perdues face à une crise telle que celle du Covid-19 qui oblige la plupart des agents économiques du pays à se confiner et télétravailler. Ci-après, nous vous proposons une sélection d’outils à utiliser qui vous permettront de franchir facilement les barrières de la communication et de la collaboration à distance.
Plateformes de communication et de productivité
- Skype for Business
- Slack
- Microsoft Teams
- Trello
- Discord
L’Agence GW utilise au quotidien Slack et Discord pour travailler à distance et collaborer sur les différents projets en cours de production.
Outils de réunions
- GoToMeeting
- Join.me
- Zoom
- Google Hangouts Meet
- Sharepoint
Accès à l’information et aux données
Vos documents internes ne sont pas forcément accessibles à distance, il est primordial de prévoir vos processus opérationnels afin de continuer vos activités en période de crise. Pour cela, avant une crise indiquez à vos salariés de ne plus sauvegarder leur travail sur leur machine locale mais enjoignez-les à le stocker sur des solutions de cloud sécurisées, comme Google Drive ou Microsoft One Drive, afin d’assurer sa disponibilité continue depuis n’importe quel lieu et support : ordinateur de bureau, tablette ou smartphone. Les fichiers seront synchronisées automatiquement et accessibles à distance en toute simplicité.
Anticiper le télétravail
Nombre d’entreprises n’ont pas encore adopté de politiques de télétravail ce qui peut s’avérer être un frein en temps de crise ou de confinement comme ceux que nous sommes en train de vivre. Nous vous détaillons ci-dessous les points essentiels pour mener à bien une stratégie efficace de travail à distance :
- Faire une liste des attentes réciproques avec les employés et établir des heures auxquelles ils doivent se rendre disponibles.
- Fournir les outils et les canaux de communication appropriés (emails, chat, vidéo) et travailler en amont avec ces derniers afin que la collaboration à distance soit efficace une fois mise en place.
- Coordonner les besoins technologiques comme les ordinateurs portables et les logiciels pour éviter les pertes de temps lors de l’introduction au télétravail.
- Indiquer aux employés les moyens d’obtenir de l’aide, que ce soit par l’intermédiaire des ressources humaines, de l’informatique, de leurs responsables ou d’autres employés.
Par la mise en place de bureaux virtuels à domicile vous pouvez rester en contact quotidien avec vos employés. Suivre une politique claire et précise permet de poursuivre son travail avec un minimum de perturbations.
